اطلاعات عمومی

مزایا و معایب اتوماسیون اداری
کسب و کار کوچک

قیمت لودسل تک پایه سوها|
منابع انسانی
|
افسران
توسط
اورلیو لوسین





اتوماسیون اداری به کسب و کار شما اجازه می دهد تا کار بسیاری را با افراد کمتر انجام دهد.
مربوط
فایل‌های غیرفعال تجاری چیست؟
مزایا و معایب دستگاه فتوکپی
تاثیر منفی فناوری بر تجارت
استانداردسازی برای افزایش بهره وری و کارایی
چگونه از شر FFDShow خلاص شویم
هنگامی که کسب و کار خود را راه اندازی می کنید، ممکن است بتوانید تمام کارهای اداری ضروری خود را از یک لپ تاپ روی یک میز کوچک انجام دهید. با این حال، با گسترش شرکت شما، تعداد و مقیاس وظایف مورد نیاز برای ادامه کار شما ممکن است به طور تصاعدی افزایش یابد. استخدام کارمندان بیشتر یک راه حل برای افزایش کار است. دیگری اتوماسیون اداری است که مزایا و مشکلات خاص خود را دارد.

شرح
توابع داخلی می توانند پردازش ایمیل را خودکار کنند.
اتوماسیون اداری از راه حل های نرم افزاری و سخت افزاری برای کاهش حجم کاری شما استفاده می کند. ساده‌ترین سطح آن می‌تواند شامل فعال‌سازی گزینه‌ها در نرم‌افزاری باشد که قبلاً دارید، که هزینه‌ای ندارد. به عنوان مثال، برنامه ایمیل شما ممکن است حاوی یک ابزار فیلتر باشد که به شما امکان می دهد پیام های دریافتی را در پوشه های مناسب مرتب کنید یا آنها را برای کارکنانی که می توانند پاسخ دهند ارسال کنید. اتوماسیون همچنین می تواند نیاز به فناوری گران قیمت داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است نیاز داشته باشید یک دستگاه کپی اجاره کنید یا بخرید که به طور خودکار کتابچه راهنمای آموزشی چاپ شده شما را اسکن می کند، آن را کپی می کند، صفحات را جمع می کند، سند را در جلد گالینگور جذابی صحافی می کند و آن را برای توزیع آسان روی هم می چیند.

مزایای
اتوماسیون اداری می تواند به کارمندان غیر ماهر اجازه دهد تا ارائه های حرفه ای تولید کنند.
خودکارسازی فرآیندها مشارکت شما را در کارهای اداری دنیوی، مانند سازماندهی داده های مشتری یا ایجاد گزارش ها کاهش می دهد و به شما اجازه می دهد تا روی بخش هایی از کسب و کار خود که ترجیح می دهید تمرکز کنید. این اجازه می دهد تا چند کارمند بتوانند وظایف بسیاری را انجام دهند، مانند زمانی که یک دستگاه به طور خودکار محصولات را برای حمل انتخاب، بسته بندی و برچسب گذاری می کند. اتوماسیون افراد با سطح مهارت پایین‌تر را قادر می‌سازد تا وظایف سطح بالاتری را انجام دهند، مانند زمانی که یک کارمند با تایپ متن در قالب‌های نرم‌افزاری که تصاویر، ویدیوها و موسیقی شخص ثالث را جذب می‌کند، ارائه جذاب و متقاعدکننده‌ای ایجاد می‌کند. خودکارسازی سیستم‌های اطلاعاتی فضای ذخیره‌سازی را کاهش می‌دهد، سرعت بازیابی را افزایش می‌دهد و به چندین کارمند اجازه می‌دهد تا به داده‌های یکسان دسترسی داشته باشند.

معایب
تجهیزات ممکن است هزینه بر باشد.
وقتی برای اولین بار روی نرم افزار و تجهیزات سرمایه گذاری می کنید، اتوماسیون اداری می تواند گران باشد. به عنوان مثال، یک مجموعه اداری حرفه ای یا دستگاهی که اسناد را اسکن، کپی و صحافی می کند، می تواند بسیار گران باشد. کارمندان مسن تر یا کم مهارت که به روش های دستی عادت دارند ممکن است کارکردن و سازگاری با فرآیندهای خودکار را برایشان مشکل باشد. این می تواند نیاز به آموزش اضافی و وقت گیر داشته باشد. اگر سیستم خودکار کار نکند - برای مثال وقتی برق قطع می شود - ممکن است نتوانید از روش های دستی برای ادامه کار استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر کاتالوگ محصول شما منحصراً در رایانه شما وجود داشته باشد و سیستم از کار بیفتد، ممکن است نتوانید سفارشات را دریافت و پردازش کنید.

رهنمودها